如何在各种情况下正确写信

在您 写下地址、 折叠信封，或点击发送电子邮件...

停下。

那份重要的法律文件？它可能会在邮政设施中尘封数周，而这一切都是因为您漏填了 ZIP+4 码。

那份梦寐以求的工作？你可能永远不会收到回复，就因为你写的是 "尊敬的先生/女士"，而不是花一分钟去查招聘经理的名字。

这 衷心感谢 给你的导师？如果你搞砸了他们的头衔，他们永远也不会看到。

大多数人认为写信就是给 AI 一些提示，加上名字和地址，然后折叠信封。

错了

这是你给人的第一印象，是你无声的握手，是你展示自己的机会，让别人知道你真的很在乎，会把最基本的事情做好。

在本博客中，我们将介绍写信的基本知识和如何写信，以及写信给法官、夫妇甚至无名氏等特殊情况。

我们还将探讨国际寻址系统和人工智能工具，这些工具可以在寻址过程中提供帮助。

让我们深入了解一下。

写信前需要准备什么

写信之前，请确保您掌握了正确的细节。只要漏掉一点，就可能延误投递或使信件看起来不专业。

以下是您需要了解的关于如何正确写信的内容：

1.收件人法定全名

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一定要使用对方的法定全名--名、中间名（如果知道）和姓。这一点至关重要，尤其是当您在考虑如何称呼求职信或正式商务信函时。

例如✔ Jonathan Lee✘ Jonny L.

2.完整的邮寄地址（含 ZIP+4 码

一定要仔细检查地址。如果您不确定如何在信上写地址，请从以下方面入手：

街道编号和名称

城市、州、邮政编码+4

这一点在发送正式邮件时尤其重要，或者如果您不确定如何称呼没有姓名的求职信，而需要用部门信息来代替。

3.正式头衔和荣誉称号

头衔表示尊重。使用 "先生"、"女士"、"博士 "或 "营销总监 "这样的职称。2025 年 不分性别的选择 Mx. 这样的字眼更为常见，尤其是在不确定收件人性别身份的情况下。

例如

戴维-金先生

艾莎-帕特尔博士

Mx.乔丹-里弗斯（不分性别）

4.公司信息（如适用）

如果写信给公司的某个人，请注明其部门、分部或楼宇编号。大型机构通常有许多办公地点和收发室。

例如简-史密斯市场部招聘经理XYZ 公司200 West Main St, Building B

您可以利用这些资源找到准确的详细信息：

USPS 地址验证工具 - 确认美国地址和 ZIP+4 代码。

国际邮政编码搜索 "美国密歇根州邮政编码"。

LinkedIn - 查找职位名称、部门或公司。

公司网站 - 通常在 "联系我们 "下列出邮寄地址。

如何写信：格式分解

1.回邮地址位置

回信地址部分写在信封上，有时也写在信的顶部。

标准格式（美国和大多数国家）

如果是私人信件，您可以省略电话号码和电子邮件，但在商务信函中，它们会有所帮助。

回信地址的位置取决于信件的类型：

类型安置商务/正装左上角，距顶部/左侧 1 英寸个人（信笺）顶部居中 信封（个人）信封背面翻页（可选）

实例 私人信件

来源 = 今日网

品牌信笺示例

来源 = 模板实验室

2.日期线

以下是日期格式和位置的不同方法：

标准格式为

例如 2025 年 1 月 15 日

格式： 全月名 + 日 + 年（用逗号表示）

使用方法 美国公司和专业信函的首选。

国际替代方案有

例如

15/01/2025 （用于英国、欧盟和英联邦国家）

2025-01-15 （ISO 8601 格式 - 常见于以数据为中心的文件或国际文件）

以下是日期放置指南：

格式类型安置对齐图块格式回邮地址下方 2-3 行左对齐半区块或修改区块格式回邮地址下方 2-3 行右对齐

例如

来源 = Wikihow

3.内部地址

内页地址出现在日期行下面两行，向左对齐，并遵循此完整格式：

完整格式（从上到下）

标题指南

标题实例说明传统先生、女士、夫人、博士、教授 仍在广泛使用。如果不确定婚姻状况，则默认为 "女士"。性别中立Mx.性别未知或非二元时使用 "Mx."；省略称谓也可接受。专业人员首席执行官、董事、律师、官员、工程师在相关情况下，请在姓名后注明（如 "无名氏，首席执行官"）。学术博士、医学博士、法学博士、牙科医生放在姓名之后，如 "约翰-史密斯，博士"（此处不含 "博士"）。

公司地址最佳做法

适用于大型组织： 使用备注栏（如 "收件人：John Smith"），以便准确转发。

部门专用通信： 在公司名称下方注明部门名称。

适用于多大楼企业园区： 根据需要添加大楼、楼层、套房或单元编号。

国际邮寄： 国名请使用大写字母，并遵循当地邮政格式。

内部地址示例

正确格式化内页地址可提高送达率、专业性和第一印象，尤其是在正式或高风险的信函中。

4.敬语范例

敬语位于内页地址下方两行，向左对齐，以"...... "结束。 冒号 在正式写作中。

标准和现代敬礼 (2025)

致辞最佳用途亲爱的 [姓氏] 先生/女士传统、正式--在已知性别和姓氏的情况下使用。亲爱的 [姓] 博士针对拥有医学或学术头衔的人员。亲爱的 [全名］当性别未知或需要一个中性、受尊重的选项时。亲爱的 [名] [姓］现在已被专业领域广泛接受（现代化形式）。您好 [姓名］半正式--用于已建立联系或不太正式的行业。问候中性、正式--在不确定头衔或姓名时使用。

特殊情况：处理独特的收件人

专业信函并不总是采用一刀切的格式。以下是如何量身定制的方法：

致函公司

当写信给企业实体而非个人时使用。这里的精确度可确保您的信息快速送达正确的办公桌。

格式示例：

收件人：应付账款部

XYZ 公司

企业大道 123 号 456 室

加州圣地亚哥 92101

以下是最佳做法：

始终包括 "ATTN 特别是在规模较大的组织中。

使用部门名称，而不是含糊不清的称谓（例如： "会计部" 对 "致有关人士").

包括参考编号 (如发票 ID），以加快内部处理速度。

正式信函范例

来源 = 山顶框架

给夫妇或家庭写信

背景是关键--你对他们了解多少？

场景推荐格式传统夫妻约翰-史密斯夫妇一个拥有专业职称史密斯博士和夫人现代夫妇，同姓约翰和简-史密斯同性伴侣约翰-史密斯先生和戴维-约翰逊先生不同的姓氏简-多伊女士和约翰-史密斯先生包括儿童史密斯一家 OR 史密斯夫妇及家人

给没有姓名的信件写信

如果您不知道收件人的姓名，请考虑以下选项之一：

亲爱的招聘经理 用于求职申请或与人力资源相关的交流。

亲爱的[部门]团队 适用于向特定群体致辞（如 "亲爱的财务团队"）。

敬启者 过时且缺乏人情味--只有在没有身份识别信息时才作为最后手段使用。

以下是快速最佳做法：

在可能的情况下，一定要调查收件人的姓名--LinkedIn 和公司网站是你的盟友。

不要假定任何人的性别。如有疑问，请使用全名或中性选项，如 "您好"。

与传统公司或政府机构相比，初创企业、非营利组织或科技公司可能会期待更轻松的敬语。

应用实例

亲爱的汤普森女士

你好，亚历克斯

亲爱的客户成功团队

问候

如果任何问候语听起来太随意，您可以转到 人工智能聊天机器人 例如，如果您不确定某人的性别，请询问 人工智能 用中性语言重写问候语。

您也可以尝试其他提示，例如

给我 5 个问候语选项，供一个动物救援组织的非营利性角色选择。我不知道收件人的姓名。

让这句问候语听起来更随意，但仍不失尊重：亲爱的客户成功团队

我正在为 Canva 的一个营销职位写求职信，但我不知道这个职位的名字。您能推荐一个好的问候语吗？

国际地址提示

在介绍针对具体国家的地址提示之前，先来看看以下内容 普遍原则 您在每封国际信函中都需要遵循的原则。

务必用英文大写字母书写目的地国家的名称。(例如：美国、加拿大、印度）。

请遵循当地的地址格式和语言，以免延误。

由于邮费因目的地而异，请在当地（亲自或在线）核实邮资要求。

偏远地区的送货时间可能更长。您可以据此计划您的后续行动。

样品：英国、加拿大、印度

1 - 英国

如果邮寄到英国，您的地址应如下所示：

"(《世界人权宣言》) 英国皇家邮政 邮政编码是由字母和数字组成的特定代码。

位置必须正确无误。如果放错或放错位置，您的邮件可能会在分拣时被卡住。

此外，地址应保持在 7 行或更少，以适合标准信封。信息过多会带来问题，而不是帮助。

2 - 加拿大

加拿大地址 虽然简单明了，但却带有双语色彩：

邮政编码采用非常特定的格式（如 M5V 3L9），这对快速分拣至关重要。

此外，请记住加拿大官方同时使用英语和法语。与您寄往地区的语言偏好相匹配；这体现了对细节的尊重和关注。

此外，请务必使用官方的双字母省缩写（如 QC 代表魁北克省）。

3 - 印度

印度的寻址系统使用六位数的 PIN 码进行分类 印度邮件 有效：

这个 PIN 码至关重要。不要漏掉或弄错，它相当于打了类固醇的邮政编码。A

此外，请指明正确的州或中央直辖区。

与某些国家不同，印度的语言和地址习惯多种多样，因此添加英文版地址可确保您的邮件顺利通过国际渠道。

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常见问题

如何撰写求职信？

尽可能使用招聘经理的姓名："亲爱的 Patel 女士："或 "亲爱的 Kim 博士："。如果姓名不详，请使用 "亲爱的招聘经理："。

使用 求职信生成器 对所有内容进行专业格式化。如需更快的应用程序，请尝试 智能应用程序 并与我们的 简历生成器 为您提供一个完整的、光鲜亮丽的包装。

如何在信上写地址？

首先是收件人的姓名和头衔，然后是职位、公司和完整的邮寄地址。

如何在信中称呼法官？

在地址栏中使用 "尊敬的[全名]"，在敬语中使用 "尊敬的[姓氏]法官："。务必使用正式语言，切勿使用法官的名字。

结论

写信的格式真的重要吗？

当然可以。

一封措辞得体的信件会给人留下第一印象。无论您是在求职、写信给法官，还是联系公司，标题、间距和拼写等小细节都代表着专业和尊重。

一个小失误，比如放错邮编或用错敬语，都会影响你的可信度。

这就是为什么我们的 求职信生成器, 智能应用程序和 简历生成器 存在：自动处理细节，减少人为错误，帮助您自信地展示自己。

在封好信封（或点击发送）之前，问问自己：

- 对于收件人的国家或职业而言，这种格式是否正确？- 我是否核实了姓名和头衔的拼写？- 这封信会让我看起来利索还是邋遢？

最后的建议 尊重文化礼仪，仔细检查所有内容，让工具来处理格式问题，这样你就可以专注于最重要的事情：信息。